生産性が上げるスケジューリング方法


ライフコーチの内藤です。

生産性を上げていくために
スケジューリング技術は大切ですよね。

私も過去いろいろなスケジューリングを行ってきました。

まず、大学生のころ「7つの習慣」を読んで
フランクリンプランナーを購入しました。

実際フランクリンプランナーを活用されている方は
多いかもしれません。

ですが、私の場合長くは続きませんでした。

そして入社して、
活用したのが、当時の競合会社の
ベンチャー・リンクの創業者である小林さんが、

入社した時の先輩がベンチャー・リンク出身者で
生産性がかなり高かったのでモデリングして
使い始めたのがきっかけでした。

これのおかげで

今はみなさんもご存知の
大手からアーリーステージの飲食チェーン店の
支援が出来たのだと思っています。

ここでスケジューリングのコツをお伝えします。

その手法では
生産性をいかに上げていくかを徹底的に
考えられていました。

生産性とは、
「産出量÷投入量」で表される生産の効率性を
測る指標です。

投入する仕事量に対して
どれだけ効率良く結果を生み出すかということが
ポイントになります。

投入する仕事量のことを総工数

業務に直結する時間を主体工数

業務に直結しない時間を付帯工数

と言います。

総工数の中でいかに業務の結果に直接的に結びつく
主体工数に時間を割くことができるのか

これを日々のスケジューリングの中で振り返り、分析し、
スケジューリングしていくのです。

この生産性を上げていくための管理を
工数管理と言います。

タイムジェットとは
タイムバジェットとは、時間予算のこと
このタイムジェット・時間予算を見える化します。

なぜ時間予算を見える化するのでしょうか?

なんか忙しかったけど
仕事が全然進んでいないってことありますよね。

これは、業務成績に直結しない付帯工数に時間を使って
業務に直結する主体工数に時間が使えていないことから起きます。

このように時間は無駄使いをしていても
見える化しないとなかなか気付きません。

管理すべき2つのこと

以下の2つの管理をします。

アポイント管理

アポイント管理とは、
約束された時間のみの管理

スケジュール管理

スケジュール管理とは、
アポとアポの間の時間までを含んだ時間の管理

必要に応じてスケジューリングを組み直すことをリスケジューリングと言います。

知的生産性の向上は、業務のブレイクダウンから

知的作業には、必ず何らかの作業目的があります。

この目的を達成に必要なもっと細かい具体的な作業に
ブレイクダウン(分解)してスケジュール化することが大切です。

このことをタスクブレイクダウンといいます。
NLPの用語ではチェンクダウンといった方がわかる人もいます。

チャンクとは塊のことを言います。

牛も食べられるサイズに切り分けないと食べれないですよね。

例えば、

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